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上海會務公司如何保證會務正常進行?  
上海會務公司如何保證會務正常進行?

  上海會務公司在策劃會議活動時,總要先進行詳細的設備,把各個階段的工作和應對方法都安排好,保證會議的正常進行,其中會議中有一些需要注意的地方,對會議的順利進行的影響是非常大的,現在就為大家介紹一下。

  會前:把握三個要點

  制訂詳細的計劃。會前準備工作涉及調查研究、安排議題、準備文件、會議接待、布置會場、會議編組等多項工作,必須制訂詳細的計劃。對大型會議或規格較高的會議,應成立秘書組、會務組、宣傳組、後勤組、安全保衛組等工作小組,若有室外活動還應成立交通秩序管理組;對小型會議,也要成立秘書組或會務組。要将每一項任務、每一個細小的環節、每一項具體工作的責任明确到人。

  根據分工落實。秘書組提前确定會議議程,印制好領導講話、會議文件、典型材料等;會務組應提前落實好日程安排、行程路線、會标制作等工作;宣傳組要提前組織好攝影攝像人員和錄音、記錄人員,保證會議期間及時到位;後勤組要提前将參會人員的姓名、職務、性别、民族掌握準确,安排好食宿等,還要根據其他工作組的預算和意見,及時提供各項後勤保障;安全保衛組要根據會議規格高低,做好會場及代表駐地的安全保衛工作。

  會前反複檢查。會前檢查分為由領導人聽取大會籌備處各組彙報和現場檢查兩種方式,其中,現場檢查是主要形式。會前檢查的重點是會議文件材料的準備、會場布置以及安全保衛工作等。大中型會議的會前檢查還包括警衛部署,票證檢驗人員的定崗定位,交通指揮及主席台服務人員的就位,會議播放唱片的檢查等。

  會中:搞好三項服務

  會中是從會議簽到至會議結束時的這一段時間,從地點上可分為場前服務、場内服務、場外服務三個部分,各環節之間要統一協調,并樹立保密意識,防止洩露機密。

  場前服務。主要包括簽到和材料分發、引導入座等工作。對規模較大、時間較長的會議,要制訂場前服務活動方案,明确工作人員,包括簽到負責人、材料分發負責人、引導入座負責人等;對小型會議、時間較短的會議和大型會議中的每次分會,也要簽到,以便統計人數,掌握情況。簽到一般采取在簽到薄上簽名,發放入場證、簽到卡,在名單上圈到等形式,并同時分發會議文件和材料。大中型會議,專門成立文件分發處。分發文件要注意編号、登記、按組分發,須會後收回的文件,要注明“會後收回”字樣和收文人姓名、收文時間。對于屬于國家機密的文件材料,更應嚴格登記,及時收回,以免洩密。參會人員進場時,一般由工作人員引導入座,特别要注意引導主席台就座人員入座。

  場内服務。主要包括會議記錄、錄音、攝影攝像以及其他會場服務。對大中型會議或重要會議,需拍攝照片、錄音、錄像,以便留存。同時,在主席台下設立“值班席”,以便處理臨時事項,聯系内外、傳遞信息。會議工作人員要謹慎行事,不要幹擾會議的正常進行。會議進行中,如發生臨時變動情況,要及時向領導請示,并根據指示采取應急措施,妥善處理。

  場外服務。主要包括場外安全保衛,預防突發性事件發生,維護會場秩序;落實與會人員的食宿安排,根據實際情況作出臨時性調整;設立醫療室,搞好醫療服務;備好車輛,方便與會人員外出等。

  會後:抓好三件事

  善後服務。主要内容有組織與會人員離會、整理會議記錄、起草會議紀要、撰寫會議簡報、發布會議新聞等。組織與會人員離會時,要詳細了解與會人員返回原單位的時間和交通工具,協助購買飛機票、車票或提供其他服務等。對個别需要暫留的代表,要妥善安置住宿。對會議的記錄、簡報、新聞發布工作,要明确專人負責,做好全程記錄。根據需要,及時起草會議紀要,或印發領導講話。對會議記錄、領導講話、會議紀要、會議簡報、會議新聞等材料的印發工作,要堅持領導審批制度,确保會議記錄、報道等内容真實準确、簡明扼要、符合行文程序。

  會後總結。召集會務工作人員認真總結經驗,尋找工作差距,讨論下步意見,使以後辦理同類會議時有所借鑒。同時,适當對會務有功人員和有關部門進行表彰獎勵,對在會務工作中未能盡職盡責的同志提出适當的批評,如有嚴重失誤或玩忽職守的情況,則追究有關人員的責任。

  會後督查。其目的是對會議決定事項辦理情況進行檢查和督促,确保會議精神落到實處,從三個方面做起:一是明确督辦人員。一般由黨委辦、政府辦督查室同志兼任,也可根據工作需要從有關部門抽調。明确分工,在某一階段專職專責。二是健全登記制度,建立督查台賬,逐項列出檢查催辦的事項,下發督辦通知單,包括督辦内容、督辦人、督辦日期、被督單位、辦理情況、聯系人及電話等,定期記載進展情況,定期印發督辦通報,一并納入年度目标管理。三是建立彙報制度。每次會議決定事項督辦結果要通過口頭彙報、書面彙報、專題報告等多種方式向領導彙報,确保每次會議開時成功,開後見效。

 

 

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